Compte de la réunion du 19 février 2021 avec l’administration sur le plan de formation et le tableau des effectifs

Un temps d’échange a eu lieu le 19 février avec les OS sur le plan de formation 2020/2021 et le tableau des effectifs afin de recueillir nos observations et nos remarques pour l’intégrer avant le passage en CT.

Le DRH a été excusé mais reste à notre disposition pour échanger sur ces questions.

Concernant le plan de formation 2020-2021

Ce plan de formation est sur 2 ans avec un plan d’étape. Un bilan sera fait sur l’année effectuée.

Il s’agit d’un document prévisionnel qui permet à tous les acteurs (élus, DG, directeurs et responsables de service, représentants du personnel, agents) d’avoir une vision globale des formations et de l’utilisation du budget.

Ce plan a été élaboré à partir des trois ressources :

– Les priorités définies par l’Autorité Territoriale et la DG

– Les recueils des besoins de formations

– Les synthèses des REC.

Les priorités et les objectifs de la collectivité sont les suivantes :

– Renforcer la prévention des risques pour garantir la sécurité des agents et réduire la pénibilité inhérente à certaines tâches

– Garantir le maintien et le développement des compétences des agents afin de continuer à proposer aux usagers un service public de qualité

– Accompagner l’évolution de l’emploi territorial notamment le passage vers le numérique

– Accompagner l’évolution de carrière des agents (préparation aux concours, mobilité interne).

La politique de formation souhaité par Madame le Maire et la DG pour les deux années à venir repose sur 5 thématiques :

– Les missions des agents

– La prévention des risques professionnels pour renforcer la sécurité des agents sur leur poste de travail et réduire la pénibilité

– Les parcours professionnels et l’évolution des carrières des agents avec notamment la mise en œuvre de la Période de Préparation de Reclassement (PPR).

– Le plan de formation de management ciblé

– Le Compte Personnel de Formation (CPF)

La vision GEPEC n’est pas incluse dans le plan de formation et est à développer. Une fiabilisation des outils est en cours afin de coordonner tous les outils RH. Les plus de 50 ans sont sur des métiers pénibles, comment arriver à aller toucher ceux qui sont en souffrance ?

En matière de GPEC, la responsable du service a plein d’idées et souhaite innover en créant des bourses d’emploi. Un travail est par ailleurs en cours sur les métiers en tension et la fidélisation des agents compte tenu du turn over.

Interventions de la CGT

– Qu’en est-il du budget formation?

– L’axe de formation doit être amélioré en complément de la sensibilisation des encadrants. L’information doit être permanente et régulière car la grande majorité des agents ne sont pas dans cette démarche-là. Quelle communication de ce plan de formation en direction des agents ?

– Nous avons réitéré notre demande qu’un représentant de chaque syndicat soit représenté dans les 3 commissions annuelles d’examen des demandes d’utilisation du CPF.

– Nous avons souhaité qu’une évaluation du plan de formation soit faite chaque année et présentée en CT.

– Qu’en est-il de la préparation aux concours et examens professionnels des agents ? Où en êtes-vous du vivier de formateurs en interne et quelle reconnaissance pour ces agents ?

– Concernant la question du distanciel, depuis 2018, avez-vous pu accompagner tous les agents et répondre à toutes les demandes d’’accès aux postes informatiques ? Des agents ont-ils été conduits à suivre des formations en ligne sur leur poste de travail ?

– Qu’en est-il de la formation des agents d’entretien sur l’accompagnement sur le temps de la pause méridienne?

– Pour la formation pour les officiers d’état civil, vous parlez de la réorganisation et de la dotation de nouvelles missions, de quoi s’agit-il ? Quid du passage en CT ?

– Quel sera le coût de la formation obligatoire lié à l’armement ? La CGT sera vigilante pour que ces formations ne se fassent pas au détriment des autres agents ?

– Où en est-on du nettoyage par pré-imprégnation ? Quel est le coût pour la collectivité ?

– Le service DDC n’est pas richement doté en salles, avez-vous des pistes ?

– Les 16 000 € accordés en 2019 pour le CPF étaient insuffisants au regard du coût des formatons et des besoins notamment de reclassement. Ce budget a-t-il été augmenté en 2021 ?

Réponses apportées par l’administration :

ü En termes de chiffrage, la cotisation annuelle versée au titre du CNFPT est de 0,9% de la masse salariale et le quota annuel est de 61 jours en intra. Le budget n’est pas encore voté, une évolution a été demandée par rapport à l’année dernière. Le montant du coût de la formation et du CPF sera communiqué ultérieurement.

ü Le plan de formation sera constructif et productif si les encadrants sont sensibilisés sur la question de la formation. Une sensibilisation des encadrants de proximité et des encadrants sera faite et ajustée quand ce sera nécessaire. Le service DDC essaie de transmettre les informations aux encadrants. Le recrutement du poste de chargé de mission en communication a été relancé afin de permettre de travailler sur des axes de communication.

On est à l’air du numérique, chaque agent devrait avoir une adresse mail (50% des agents ont une adresse mail). C’est la condition première quand on commence à travailler sur la dématérialisation

Une évaluation sera faite à la fin des actions et du budget réalisés afin d’ajuster la session prochaine et trouver des axes d’amélioration.
Des préparations à l’orale sont faites par le CNFPT. Il n’existe pas d’entrainement à l’oral dans la collectivité. L’idée est de faire des jurys blancs pour les oraux. Le vivier de formateurs internes est une bonne proposition à mettre en place sur le moyen terme. La question de la valorisation des agents est à appréhender.
Le distanciel à 100% ne donne pas satisfaction. Les agents ont besoin de se retrouver dans une salle. Toutefois, les cadres sont demandeurs de ce type de formation notamment sur le management.

Le service DDC a mis à disposition la salle de formation pour les agents qui ne sont pas seul dans leur bureau (2 jours y sont dédiés). Seul 2 agents se sont inscrits.

Concernant la préparation des concours (2 à 3 mois), tous les agents n’ont pas participé aux connexions à distance. Il faudra donc adapter l’offre en fonction de la cible, du contenu et de la durée.

Pour ce qui est de la méthode de pré-imprégnation, Les projets de formation ont été validés en fonction des demandes. Suite aux recensements des besoins, l’ensemble des agents d’entretien ont été formés via le prestataire qui pouvait faire un service après-vente (2 sessions réalisées en 2020).
La salle de formation a été aménagée afin de recevoir les agents de façon plus agréable. Le service DDC doit se battre pour trouver des salles afin organiser des formations dans de bonnes conditions.
Pas de besoins recensés pour le service entretien concernant l’accompagnement éducatif sur la pause méridienne.

Concernant la formation pour les officiers d’état civil, la responsable de service a dressé au service DDC un cahier des charges relatif aux nouvelles missions, nouveaux logiciels, modernisation du service, formations relatives aux fondamentaux de l’état civil, règlementation et pour les agents d’accueil (droits et obligations, harmonisation des pratiques). Un audit est en cours, la municipalité a voulu intégrer la formation accueil-état civil pour l’amélioration de la posture professionnelle de ces métiers. En attente des conclusions de l’audit sur la perspective.

Les agents en reclassement ont bien été identifiés et sont soient en mission dans un service dans une situation pas très claires ou soient sont mis en sureffectif. Avec l’arrivée de la conseillère en mobilité, un travail sera fait avec ces agents sur des propositions claires. Il faudra un arbitrage politique pour soit les maintenir en poste ou créer les postes.

Le PPR vient créer un cadre obligatoire afin proposer un reclassement à un agent qui n’est pas obligé d’accepter (1 an pour préparer ce reclassement).

Aucun agent n’est payé chez lui à ne rien faire. Seul 1 agent est mis en ASA car le service DDC peine à lui trouver une affectation. 66 agents sont en sureffectifs (situation de reclassement, remplacements des agents partis en retraite mais ces derniers font toujours partis de l’effectif).

Les refus des demandes de formations du CFPT sont indépendants de la volonté de la collectivité (acceptation en fonction de critères, 2 agents maximums pour permettre la participation de plusieurs collectivités). Les refus sont recensés afin de monter en intra les formations. Un outil a été acquis afin d’être alerté notamment sur la formation obligatoire.

Concernant le règlement intérieur

Le service DDC a profité pour mettre à jour le règlement intérieur de la formation afin de déterminer pourquoi ce plan est élaboré et comment on s’inscrit ?

C’est un outil de sensibilisation et de communication sur la politique de formation de la collectivité.

Interventions de la CGT :

Nous avons rappelé que ce règlement avait fait l’objet d’une présentation pour d’information lors du CT du 19 octobre 2019.

Nous avons proposé à la responsable du service DDC de nous faire parvenir en version word ce règlement afin de faire remonter nos modifications.

Concernant le bilan du plan de formation 2019-2020

Le précédant plan de formation 2017-2018 a été reporté sur 2019-2020. Le bilan du plan de formation 2017-2018 a été présenté lors d’une des conférences du vendredi.
En termes de bilan de formation 2019-2020, du fait de la crise sanitaire, l’année 2020 a été particulière. Des formations ont été annulées lors du 1^er confinement et il a fallu adapter et innover. Des efforts ont été faits en fin d’année pour proposer des formations par le biais des newsletters.
Les budgets alloués sur les 2 années ont été intégralement consommés.

Interventions de la CGT

Nous avons rappeler que la politique de formation était un point crucial des assises du personnel qui avait nécessité une rencontre avec les OS pour construire et présenter une politique de formation digne de ce nom et construire un plan de formation à la hauteur des attentes.

Les orientations de plan de formation 2017/2018 ont été présentées lors du CT du 19 octobre 2016 et nous avons souhaité qu’un bilan des actions soit présenté en CT. Nous avons également rappelé que l’avis du CT n’a jamais été demandé pour le plan de formation 2019/2020

Concernant les formations obligatoires, nous avions souhaité :que soit mis en évidence l’impact sur la promotion interne, qu’une méthode d’information soit déterminée ainsi que les délais et demandé la liste des promouvables pour la promotion interne.

Nous avons regretté que malgré notre relance, en question diverses lors du CT de novembre 2019, qu’aucune réponse n’ai été donné concernant l’évaluation du plan 2017/2018 et la mise en place d’un nouveau plan.

Cette évaluation auraiT permis de connaître l’impact de ce plan pour mieux l’adapter et améliorer les formations futures.

En 2016, nous avions souhaité que des fiches de postes détaillant les activités et compétences des agents soient réactualisées. Tous les agents ont-ils une fiche de postes ?

Concernant le tableau des effectifs

Intervention de la CGT :

La CGT a déploré que depuis 2018, le tableau des effectifs n’ait pas été soumis à l’avis du Comité Technique malgré plusieurs relances en CT et deux mails adressés à Mme le Maire (suite au CM en juillet 2020 et la rencontre du 15 octobre 2020 sur les sujets du CT et CHSCT).

Nous avons réitéré notre demande d’avoir, à chaque avis, le tableau des effectifs avant et après.

Nous avons regretté que ce tableau ait été changé malgré un gros travail qui avait été fait en 2018 afin de tenir compte de nos demandes à savoir effectifs par DGA et non globaux, effectifs budgétisés (titulaires/contractuels), postes pourvus et postes vacants.

Pourquoi y a-t-il 222 postes vacants ?

Réponses apportées par l’administration

Concernant les 222 postes vacants il y 2 volets :

– Les postes vacants liés aux métiers en tension. Une réflexion est en cours pour le développement de l’attractivité de ces métiers, le recrutement et la formation des agents pour redécouvrir et accéder à un autre métier.

Le service DDC a pu accompagner 2 à 3 agents à changer de fonctions et certains agents sont en immersion.

– Des postes sont vacants mais dont les directions ne sollicitent pas le service DDC pour les remplacements.

En ce qui concerne les prochains CM, seul les postes créés y seront soumis au vote et non le tableau des effectifs.
Pour ce qui est du passage en CT du tableau des effectifs, il n’y a pas d’obligation réglementaire. Ce tableau doit être annexé au budget, seul les suppressions de postes sont soumises à l’avis du CT.